LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA: IMPORTANCIA DE LAS INTERACCIONES

En las últimas décadas, en las que la evolución del pensamiento administrativo, sobre las organizaciones y en general sobre los elementos que las dinamizan y componen, ha dado pasos muy grandes de cambio y concepción de la sinergia que ellos generan, de las jerarquías que constituyen y sobre todo la finalidad de cada uno dentro del proceso de producción y/o servicios.

Una empresa es un sistema creado por el hombre, la cual mantiene una interacción dinámica con su ambiente sean clientes, proveedores, competidores, entidades sindicales, o muchos otros agentes externos. Influye sobre el ambiente y recibe influencias de esté. Además es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre sí, que trabajan en armonía con el propósito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes. La organización debe verse como un todo constituido por muchos subsistemas que están en interacción dinámica entre sí. Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez de estudiar simplemente los fenómenos organizacionales en función de los comportamientos individuales.

Lo fundamental en este tipo de relación es que exista la interrelación, pues de esta forma se logran rendimientos superiores, lo que permite alcanzar objetivos en forma eficiente.
La teoría de sistemas entrega una forma simple para analizar las organizaciones, poniendo énfasis en el estudio de su estructura y en las interrelaciones entre sus componentes.
Las partes que componen una organización desde un punto de vista sistémico son:
Los insumos que utiliza la empresa y que corresponden a personas, capital, recursos naturales y tecnológicos y materia prima, entre otros

Los procesos de transformación que ocurren al interior de la empresa. Su naturaleza es variada y pueden ser explicados a través de las actividades que se realizan al interior de ella. Alguna de estas actividades son marketing, finanzas, operaciones y adquisiciones, entre otras

Los resultados de la empresa incluyen productos y servicios, utilidades, satisfacción de necesidades de clientes y trabajadores, experiencia y aprendizaje, entre otros. En esta perspectiva, los demandantes de los resultados de la empresa no son solamente sus clientes, sino también los empleados, los dueños, los proveedores y el gobierno local.

Además, es necesario considerar el papel del entorno de la empresa y los procesos de retroalimentación del sistema.

Esto pone en evidencia el hecho que muchos resultados vuelven a entrar en la forma de insumos al proceso de transformación.

Así pues, ¿qué elementos han de ser considerados en un enfoque de sistemas aplicado a las organizaciones?

Necesariamente al querer analizar una organización con un enfoque de sistemas, se requiere ver el todo. La concepción debe ser holística. Se ven aspectos tales como la adaptación y el equilibrio (partiendo desde la planificación estratégica), las tareas, la tecnología y la información, las políticas y procedimientos, las personas, la estructura organizacional, la medición y las recompensas y reconocimientos

Finalmente, se debe reconocer que la mutabilidad del entorno es constante. En la época posmoderna, el cambio, siempre inevitable, es más evidente y rápido porque el contexto temporal y espacial en el cual están insertas las organizaciones se ha modificado profundamente.

Así pues, se debe aprender a distinguir entre las transformaciones necesarias y creativas por una parte, y aquéllas innecesarias y sin valor duradero. En este orden de transformaciones, las principales características que las organizaciones modernas deben tener, basadas en el análisis sistemático son las siguientes:

Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, salida, proceso, retroalimentación y ambiente.
Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.
Multidimensional y multinivelada
Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas.